Suomen Vesiyhdistys ry
Päivitetty 5.3.2021
Suomen Vesiyhdistys ry:ssä tuotetaan henkilörekistereitä seuraaviin tarkoituksiin:
- jäsenrekisteri (tietojen säilytysaika viisi vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen)
- materiaalien tilaukseen liittyvät rekisterit (tietojen säilytysaika kaksi vuotta)
- tapahtumien ilmoittautumiseen liittyvät rekisterit (tietojen säilytysaika kaksi vuotta)
- palkkojen, palkkioiden ja kulukorvausten maksamista varten laadittavat rekisterit (tietojen säilytysaika kymmenen vuotta)
Suomen Vesiyhdistys ry:ssä sovelletaan EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) siten, että rekistereihin tallennetaan ainoastaan tarpeelliset tiedot. Tietoja säilytetään jokaisen rekisterin yhteydessä mainittu määräaika, jonka jälkeen aineisto tuhotaan poistamalla ne yhdistyksen tietojärjestelmistä.
On kuitenkin huomattava, että joidenkin aineistojen (kuten palkanmaksuun liittyvien aineistojen) säilyttämistä säätelee myös muu kuin GDPR-lainsäädäntö. Näissä tapauksissa huomioidaan muu voimassaoleva lainsäädäntö, kuten esimerkiksi kirjanpitolaki ja sen asettamat aineiston säilytysvelvoitteet.
Jäsenrekisterin tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:
- Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.
- Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina
- Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.
Ks. tarkemmat tiedot rekisteriselosteesta.
Rekistereitä käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on siihen erityinen syy. Syynä voi olla esimerkiksi jäsenrekisterin päivittäminen tai tapahtuman järjestäminen, jolloin tarvitaan tietoja ilmoittautuneista. Rekisterin tiedot ovat yhdistyksen sihteerin, puheenjohtajan ja rahastonhoitajan tarkistettavissa ja muokattavissa. Lisäksi jaostojen puheenjohtajat pääsevät tarkastelemaan jaoston osalta tietoja.
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle Vesitalous-lehden tilaajarekisteriä lukuun ottamatta. Tietoja ei luovuteta EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle.